مكتب القبول والتسجيل :
هو المكتب الذي يتم من خلاله تسجيل الطلاب الراغبين في الالتحاق بالمرحلة الثانوية بنظام المقررات وتزويدهم بشروط القبول والتسجيل ، ومن ثم تثبيت قبولهم في المدرسة ، ومكتب القبول هو الباب الأول الذي يدخله الطالب في المدرسة وهو الباب الأخير الذي يخرج منه حيث يزود الطالب بالشهادة والسجل الأكاديمي عند التخرج أو الانتقال
. ويتشكل هذا المكتب من وكيل المدرسة للتسجيل رئيسا
والمشرف على الإرشاد الأكاديمي نائبا ،
ومدخله البيانات عضوا
وعضويّة اثنين من الهيئة الإدارية أو التعليمية في المدرسة ،
ومن أهم المهام :
أعمال قبل بداية العام الدراسي
1- يعمل على توعية الطلاب وأولياء أمورهم بالخطط والبرامج الإدارية أو الدراسيّة المتصلة بخطة التعليم الثانوي وفق نظام المقررات .
2- استقبال ملفات الطلاب الجدد ،وتصنيف الطالبات حسب نسب النجاح ومن ثم اعداد قوائم الطالبات المستجدات وإعداد السجلات الارشاديه المخصّصة لذلك ،
3- توزيع الطلاب الجدد على مرشدين أكاديميين يعملون على مساعدتهم في التسجيل ، والإشراف على إعداد الخطة الدراسيّة لكل طالب ، ومتابعة سيرهم .
4- تحديد مواعيد للإرشاد العام للمستجدين ويكون ذلك قبل أسبوع التسجيل (برامج التهيئة) ، ويتم في هذه اللقاءات تعريف الطلاب الجدد بالنظام ومساعدتهم في فهم تطبيقاته ووضع الجداول الدراسيّة .
5- تحديد القاعات الارشاديه لجميع المرشدات الاكاديميات من واقع الجدول الدراسي للمعلمات
6- تجهيز الأوراق والسجلات اللازمة لعملية الارشاد، وإعداد التنظيمات والتعليمات الضرورية للطلاب ، وتوزيع العمل بين القائمين على مكتب الارشاد.
7-تحديد الساعات المكتبيه لجميع المرشدات من واقع الجدول الدراسي للمعلمات
________________________________________
أعمال مع بداية الفصل الدراسي وخلاله :
1- الإشراف على عملية التسجيل ، وحل المشكلات التي قد تحدث للطلاب من جراء إغلاق الشعب وخلافه ، وفتح شعب جديدة ما أمكن ذلك ..
2- اعداد قوائم الطلاب لدى مرشداتهم بشكلها النهائي
3- متابعة غياب الطلاب وإعداد البيانات اللازمة لذلك وفق التنظيم الآتي :
* إشعار ولي الأمر في حال غياب الطالب (5) حصص في أي من المقررات المسجلة في الفصل الدراسي .
* إنذار الطالب حال تجاوزه (5) حصص في المقرر الواحد دون عذر ، ويحال إلى مكتب التوجيه والإرشاد للمتابعة واتخاذ الإجراءات اللازمة .
* إنذار الطالب حال تجاوزه (10) حصص في المقرر الواحد دون عذر وأخذ تعهد خطي وإشعار ولي أمره بذلك .
* حصر الطلاب الذين تجاوزوا النسبة المحددة للحرمان ، ورفع أسمائهم لمجلس إدارة المدرسة لاتخاذ اللازم ، وإشعار أولياء الأمور والمعلمين بقرارات الحرمان المتخذة .
4-بحث ودراسه حالات التاخر الدراسي والعمل على تصميم البرامج والخطط العلاجية بالتعاون مع المرشدة الطلابية وبالتنسيق مع رئيسة القبول والتسجيل
5- متابعه وضع جداول اختبارات منتصف الفصل الدراسي
6- تجهيز السجلات الدراسيّة وكتابة البيانات الضروريّة فيها عن الطالب ، وتفريغ بطاقات التسجيل فيها ، وإعدادها لرصد النتائج . وكذلك تفريغ بطاقات التسجيل في إشعارات النتائج الفصليّة .
________________________________________
أعمال قبل نهاية الفصل
1- متابعه اعداد جدول الاختبارات النهائيه.
2- توزيع استمارة تحديد المسار الدراسي لطالبات المستوى الثاني على المرشدات في منتصف الفصل الدراسي الثاني ومن ثم تفريغها في بيان خاص باسماء الطالبات (المسار العلمي والادبي )وتسليمها لرئيسة القبول والتسجيل
3- استلام قائمة باسماء طالبات الحالات الخاصة (المتعثرات –المنقولات –المؤجلات )لجميع المستويات وتسليمها للمرشدات الاكاديميات لمتابعتهن دراسيا .
4- توثيق نتائج الخريجين في سجلاتهم الأكاديميّة
5- المشاركة في تنفيذ خطة التوعية السنوية لطالبات المرحلة المتوسطة
